MySocialPET Project: Il Codice Etico

1. PREMESSA

Il Codice espone ed esprime i valori aziendali, individuando al contempo l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità nei confronti di qualsiasi interlocutore interno od esterno alla Società al fine, tra l’altro, di mantenere al più elevato livello i propri standard, minimizzando il rischio di commissione di reati nell’ambito dello svolgimento dell’attività sociale e gli elementi di disfunzione che sono causa di disservizi.

Tutti i membri del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale nonché il Soggetto incaricato di effettuare la revisione legale dei conti, i dipendenti di ogni grado, qualifica e livello, i collaboratori assimilati, i procuratori, così come i terzi (quali fornitori, partner commerciali e finanziari, controparti negoziali, consulenti, appaltatori, prestatori d’opera, collaboratori coordinati e continuativi e terzi in genere) che hanno rapporti con la Società e/o che agiscono per qualsiasi ragione per conto della Società od i cui atti siano ad essa riferibili sono tenuti a conoscere, rispettare e contribuire alla conoscenza ed all’attuazione delle procedure e delle norme comportamentali di cui al Codice.

La Società vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo, assicurando la trasparenza delle azioni e dei comportamenti posti in essere ed intervenendo, se del caso, anche con azioni sanzionatorie.

 

 

2. I PRINCIPI GENERALI


Tutti i Soggetti Interessati nell’ambito delle rispettive funzioni e responsabilità, devono svolgere le proprie attività conformandosi ai seguenti principi generali:

  • Legalità: rispetto delle leggi, primarie e secondarie italiane, delle disposizioni interne della Società, incluse quelle del Codice, nonché degli accordi/contratti/convenzioni ed atti similari con i soggetti terzi;
  • Correttezza: agire in modo assolutamente corretto sia nei rapporti esterni che all’interno dell’organizzazione aziendale, evitando qualsiasi comportamento contrario a principi di lealtà, onestà, integrità morale, responsabilità, rispetto reciproco e buona fede;
  • Trasparenza: garantire, nei limiti delle proprie attribuzioni e competenze, la correttezza, completezza, uniformità e tempestività delle informazioni;
  • Riservatezza: ogni informazione, dato o documento conosciuto nell’esercizio della propria attività lavorativa è riservato e non può essere divulgato in alcun modo, se non in coerenza delle procedure aziendali;
  • Equità: ogni comportamento dovrà essere ispirato a valori di obiettività ed imparzialità, evitando alcun tipo di favoritismo o discriminazione;
  • Responsabilità verso la Società: ogni comportamento e attività dovrà salvaguardare, quali beni primari, l’onorabilità, la reputazione e l’immagine dell’azienda nei confronti della collettività;
  • Responsabilità verso la Natura e l’ambiente: nel perseguimento di un equilibrato contemperamento degli eterogenei interessi coinvolti, vi è il dovere di astenersi dal porre in essere attività e comportamenti anche solo potenzialmente lesivi dei diritti degli animali e dell’ambiente naturale, che viene considerato come un prestito che le generazioni attuali devono lasciare intatto a quelle future
  • Etica professionale: gli incarichi e le mansioni affidati dovranno essere svolti con il massimo grado di diligenza e di responsabilità professionale e morale.

Nessuno dei Soggetti Interessati è autorizzato a perseguire alcun obiettivo della Società in violazione delle leggi vigenti, in particolare utilizzando mezzi e beni della Società o propri.

 

 

3. I RAPPORTI CON I DIPENDENTI E CON I COLLABORATORI ASSIMILATI ED IL RISPETTO DELLA PERSONA


Le risorse umane sono elemento indispensabile per l’esistenza dell’impresa e, pertanto, la dedizione e la professionalità dei propri Dipendenti e Collaboratori assimilati sono valori e condizioni imprescindibili per il conseguimento degli obiettivi della Società.


La Società offre a tutti le medesime opportunità di lavoro e di crescita professionale, assicurando ogni sforzo necessario affinché tutti possano godere di un trattamento equo basato su criteri di merito, senza discriminazione alcuna basata sul sesso, sulla razza, sulla lingua, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico.


La Società si impegna a tutelare le condizioni di lavoro, la sicurezza dei luoghi di lavoro, l’integrità psico-fisica dei lavoratori e la loro personalità morale, ponendo tutte le condizioni affinché questa non subisca illeciti condizionamenti.


La Società si impegna a sviluppare le capacità e le competenze dei Dipendenti e dei Collaboratori assimilati, affinché l’energia e la creatività dei singoli trovino piena espressione per la realizzazione del proprio potenziale.


Alla luce dell’importanza del lavoro di gruppo nella gestione dei processi aziendali complessi, ciascun Dipendente e/o Collaboratore assimilato componente di un gruppo di lavoro dovrà attivarsi, con la massima diligenza, per apportare il proprio contributo personale e quello delle funzioni e delle altre unità operative aziendali alle quali appartiene, impegnandosi al contempo nella realizzazione di un proficuo spirito di collaborazione interpersonale.

La Società non ammette e non tollera le molestie sessuali, intendendo – ad esempio – come tali:

  • la subordinazione di attività e comportamenti di rilevanza per la vita lavorativa del destinatario all'accettazione di suoi favori sessuali,
  • le proposte di relazioni interpersonali private, nonostante un espresso o ragionevolmente evidente non gradimento, che abbiano la capacità, con riferimento alla specificità della situazione, di turbare la serenità del destinatario con obiettive implicazioni sulla sua espressione lavorativa;
  • ogni atto o comportamento indesiderato, anche verbale, a connotazione sessuale arrecante offesa alla dignità e alla libertà della persona che lo subisce, ovvero che sia suscettibile di creare ritorsioni o un clima di intimidazioni nei suoi confronti.

 

 

4. I CRITERI DI COMPORTAMENTO NEGLI AFFARI

La Società nella gestione dei rapporti di affari si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza ed apertura al mercato nonché ai principi di cui al Codice. I Soggetti Interessati dovranno ispirare il proprio comportamento alla massima correttezza negli affari della Società e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, indipendentemente dalla competitività del mercato e dalla importanza dell'affare trattato.

Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni dirette e/o indirette volti all’ottenimento di vantaggi personali e di carriera per sé o per i propri collaboratori o per altri soggetti, sono vietati.


Le risorse economiche, così come qualsiasi altro bene della Società, non devono essere utilizzati per finalità illecite, scorrette od anche, soltanto, di dubbia trasparenza.


In nessun caso, la convinzione di agire a vantaggio della Società può costituire una valida giustificazione all’adozione di pratiche e comportamenti in contrasto con i principi di cui al Codice.

 

 

5. GLI OBBLIGHI DI "NON CONCORRENZA"

La Società riconosce il diritto dei suoi Amministratori, Procuratori, Dipendenti e Collaboratori assimilati a partecipare ad affari, investimenti od attività di altro genere al di fuori di quelli svolti nell'interesse della Società, purché si tratti di attività i) consentite dalla legge; ii) che non condizionino la regolare attività lavorativa; iii) che siano compatibili con gli obblighi assunti verso la Società in qualità di Amministratori, Procuratori e Dipendenti; iv) che non risultino, anche solo potenzialmente e/o indirettamente, in concorrenza con quelle della Società.

 

 

6. IL CONFLITTO DI INTERESSI

Tutti i Soggetti Interessati devono evitare ogni e qualsiasi situazione od attività in ragione della quale si possa manifestare un conflitto di interessi, potenziale o reale, tra la propria sfera personale, per partecipazione diretta od indiretta attraverso rapporti di coniugio, parentela od affinità entro il IV grado in linea collaterale ed il II grado in linea retta, e l’attività aziendale o che possa in qualsiasi altro modo interferire con la sua capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel miglior interesse della Società e nel pieno rispetto del Codice.


I Dipendenti ed i Collaboratori assimilati nell’improntare il loro comportamento alla trasparenza ed integrità, devono comunicare, per iscritto, tempestivamente alla Direzione qualsiasi anche soltanto potenziale, situazione di conflitto di interessi.

 

 

7. LE LIBERALITÀ, REGALIE ED ALTRE UTILITÀ

È esclusa dal campo di applicazione del presente articolo la dazione di liberalità, regalie ed altre utilità concernenti donazioni a Terzi e/o Associazioni e/o Enti senza scopo di lucro, al fine di beneficienza.


Negli altri casi, previa autorizzazione scritta dell’Amministratore, sono consentite solo le donazioni, liberalità e altre utilità purché siano di modico valore, con l’esclusione di corresponsioni in denaro e, comunque, in nessun caso tale donazione non potrà essere strumentale all’ottenimento di un vantaggio illegittimo o risultare contraria alla legge.


Non è consentito ad Amministratori, Procuratori, Dipendenti, Collaboratori Assimilati richiedere a Terzi liberalità, regalie ed altre utilità. Quando, anche se non richieste, vengano comunque ricevute, esse potranno essere trattenute solo per importi di modico valore o anche per importi superiori per il caso di autorizzazione scritta dell’Amministratore.

 

 

8. I RAPPORTI CON TERZI

La Società, perseguendo il proprio sviluppo sui mercati attraverso l’offerta di prodotti e servizi di qualità e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza, riconosce la primaria importanza per il successo dell’impresa l’apprezzamento degli utenti.


I Dipendenti ed i Collaboratori assimilati della Società - oltre che gli Amministratori ed i Procuratori - devono osservare, pertanto, nella gestione dei rapporti con gli utenti tutte le norme e le procedure interne nonché la più scrupolosa efficienza e cortesia. Gli stessi devono, altresì, attenersi alla verità ed alla chiarezza nelle comunicazioni commerciali e fornire esaurienti informazioni sui prodotti e i servizi offerti.

Nella gestione dei contratti di fornitura di merci, beni e servizi, Dipendenti ed i Collaboratori assimilati devono operare con la diligenza richiesta dalla natura dell’affare, al solo ed esclusivo fine di garantire alla Società le migliori condizioni di mercato.

Quale criterio generale, non sarà possibile sono concludere un nuovo accordo di natura commerciale che comporti l’assunzione di obbligazioni in capo alla Società in assenza di almeno due differenti offerte provenienti dagli operatori di mercato. Qualsiasi eccezione alla suddetta norma deve essere oggetto di decisione scritta e motivata dell’Amministratore.

E’ preciso dovere dei Dipendenti e dei Collaboratori interessati informare i Terzi (quali fornitori, partner commerciali e finanziari, controparti negoziali, consulenti, appaltatori, prestatori d’opera, collaboratori coordinati e continuativi e terzi in genere) che hanno rapporti con la Società e/o che agiscono per qualsiasi ragione per conto della Società od i cui atti siano ad essa riferibili dei principi etici e delle disposizioni di cui al Codice, controllando che questi si uniformino e mantengano gli standard etici richiesti dalla Società nonché s’impegnino a rispettare quanto previsto dallo stesso.

 

 

9. LA TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI

Per ogni azione ed operazione della Società, la stessa deve rendere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione ed esecuzione, essendo provvista di un adeguato supporto documentale. Di conseguenza, le scritture contabili - da intendersi comprensive di tutta la documentazione relativa alla gestione aziendale - devono essere conservate in modo conforme ai dettami della legge, alle procedure interne ed ai principi di trasparenza, chiarezza e completezza di cui si ispira anche il Codice, con l’obiettivo di garantire una corretta e veritiera rappresentazione della situazione patrimoniale e finanziaria e dell’attività di gestione.


Per ogni operazione è conservata agli atti un'adeguata documentazione di supporto dell'attività svolta in modo da consentire:

  • l'agevole registrazione contabile,
  • l'individuazione dei diversi livelli di responsabilità,
  • la ricostruzione accurata dell'operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.

 

 

10. LE INFORMAZIONI E LA RISERVATEZZA

Le attività della Società richiedono costantemente l'acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di notizie, documenti ed altri dati attinenti a negoziazioni, operazioni commerciali e finanziarie, know how, Dipendenti, Collaboratori, ecc. (contratti, atti, relazioni, appunti, studi, disegni, fotografie, software), ecc..

La Società si impegna ad assicurare la corretta applicazione ed il corretto trattamento di tutte le informazioni utilizzate nello svolgimento della propria attività d'impresa.

Ogni informazione ed ogni altro materiale in qualunque modo ottenuto dalla Società è strettamente di proprietà della stessa e deve ritenersi riservato.
Tali informazioni possono riguardare attività presenti e future, incluse notizie non ancora diffuse, informazioni ed annunci anche se di prossima divulgazione.

Le banche dati della Società possono, inoltre, contenere dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy e dalle disposizioni relative al segreto d’ufficio, dati che – per accordi negoziali – non possono essere resi noti all'esterno e dati la cui divulgazione inopportuna od intempestiva o non autorizzata potrebbe produrre danni agli interessi aziendali.

È obbligo di ogni Amministratore, Procuratore, Dipendente e Collaboratore assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ciascuna notizia appresa in ragione della propria attività lavorativa.


La Società si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri Dipendenti e ai Collaboratori generate od acquisite all'interno e nelle relazioni d'affari, e ad evitare ogni uso improprio di tali informazioni.


Anche nei confronti dei Terzi che hanno rapporti con la Società e/o che agiscono per qualsiasi ragione per conto della Società od i cui atti siano ad essa riferibili sono effettuati dal Titolare o dal Responsabile del trattamento deidati personali tutti gli adempimenti previsti dalla legge che tutela i dati personali.

 

 

11. I SISTEMI INFORMATICI

Premesso che l’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche aziendali deve sempre ispirarsi ai principi di diligenza e correttezza i Dipendenti ed i Collaboratori sono in ogni caso tenuti ad adottare le ulteriori regole interne di comportamento comune dirette ad evitare comportamenti inopportuni e/o scorretti che possano provocare danni alla Società, agli altri Dipendenti od ai Terzi che hanno rapporti con la Società, nel rispetto delle disposizioni e/o indicazioni fornite dalle funzioni aziendali competenti: il tutto – comunque – nel rispetto della normativa della privacy e delle disposizioni relative al segreto d’ufficio.

Il personal computer (fisso o mobile) ed i sistemi di comunicazione mobile ed i relativi programmi e/o applicazioni affidati al Dipendente e/o al Collaboratore assimilato sono, come è noto, strumenti di lavoro e, pertanto, devono essere custoditi in modo adeguato con rispetto, da parte di ogni interessato, delle istruzioni impartite in applicazione di quanto previsto dalla normativa della privacy e del segreto d’ufficio nonché dai regolamenti interni per la tutela e la difesa del patrimonio aziendale, e con impegno a segnalare prontamente il furto, danneggiamento o smarrimento di tali strumenti

Poiché in caso di violazioni di norme di natura legislativa, regolamentare e contrattuale, sia la Società, sia il singolo Amministratore o Procuratore o Dipendente o Collaboratore sono perseguibili con sanzioni, anche di natura penale, la Società verificherà, nei limiti consentiti dalle norme legali e contrattuali, il rispetto delle regole e l’integrità del proprio sistema informatico, avvalendosi, se ritenuto necessario, di specialisti del settore.

La non osservanza di quanto prescritto nel Codice può comportare sanzioni non solo disciplinari, ma anche civili e penali.

Ai Dipendenti ed ai Collaboratori:

  • non è consentito navigare in siti non attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate;
  • non è permessa la partecipazione, per motivi non professionali, a “forum”, l’utilizzo di chat line, di bacheche elettroniche e le registrazioni in guest book anche utilizzando pseudonimi (o nickname);
  • non è consentita la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica;
  • è severamente vietato in ogni caso collegarsi o comunque accedere a siti i contenuti dei quali possano far configurare reati contro la persona

Nel precisare che anche la posta elettronica è uno strumento di lavoro si ritiene utile segnalare a tutti i Dipendenti ed ai Collaboratori che:

  • non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica;
  • ogni comunicazione (interna ed esterna), inviata o ricevuta, o che contenga impegni per la Società, dovrà avvenire nel rispetto delle procedure aziendali in essere e delle competenze.
  • non è consentito l’utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica aziendale per la partecipazione a dibattiti, forum o mailing-list, salvo diversa ed esplicita autorizzazione

 

 

12. LA SALUTE E LA SICUREZZA

La gestione operativa della Società è improntata a criteri di salvaguardia ambientale e di efficienza, perseguendo il miglioramento delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro.


E’, pertanto, necessaria una stretta osservanza da parte di tutti i Soggetti Interessati delle disposizioni in materia di sicurezza e di salute.


In particolare Dipendenti e Collaboratori osservano le disposizioni e le istruzioni impartite ai fini della protezione collettiva ed individuale. Essi devono utilizzare correttamente le apparecchiature, i mezzi di trasporto e le altre attrezzature di lavoro nonché i dispositivi di sicurezza in modo appropriato. Essi devono, inoltre, segnalare le deficienze dei mezzi, dei dispositivi e delle apparecchiature nonché le altre eventuali condizioni di pericolo di cui vengono a conoscenza, adoperandosi direttamente in caso di urgenza, nell'ambito delle loro competenze e possibilità, per eliminare o ridurre tali deficienze o pericoli.

 

 

13. L’AMBITO DI APPLICAZIONE ED IL VALORE CONTRATTUALE

Il Codice si applica indistintamente a tutti i Soggetti Interessati.


I principi ed i contenuti del Codice costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi di diligenza, lealtà, imparzialità che qualificano il corretto adempimento della prestazione lavorativa ed i comportamenti in genere che devono essere tenuti nei confronti della Società.


L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali gravanti sia sui Dipendenti, ai sensi delle disposizioni di legge applicabili al rapporto di lavoro dipendente, sia sui Collaboratori, in virtù delle specifiche clausole contrattuali incluse nei relativi contratti.

I Terzi che hanno rapporti con la Società e/o che collaborano o, comunque, sono coinvolti nello svolgimento di un’Attività Sensibile e/o che agiscano ed operino per il raggiungimento degli obiettivi della Società devono, quindi, impegnarsi a rispettare il Codice e la violazione delle norme e delle procedure del presente Codice oppure il comportamento costituente uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001 da parte degli stessi costituirà grave inadempimento contrattuale con ogni conseguenza prevista dalla legge e dal contratto sottoscritto tra le parti

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